Trop de tâches administratives ? Et si vous faisiez appel à une secrétaire indépendante ?
Les papiers, les courriers et autres coups de téléphone demandent beaucoup de temps, d’énergie et d’investissement personnel. Une secrétaire permet de se libérer de ces contraintes et ainsi se concentrer sur l’activité de son entreprise. Mais cela demande des équipements spécifiques et cela implique des charges salariales, alors que vos besoins ne nécessitent pas forcément la présence d’un salarié à temps plein. Et si vous confiez ces missions à un prestataire externe ?
Pourquoi faire appel à une secrétaire indépendante ?
Le travail de secrétariat est un ensemble de tâches bien spécifiques. Souvent, un chef d’entreprise qui ne peut pas engager de secrétaire à cause des charges que ça engendre, ou parce que ses locaux ne le permettent pas, devra y consacrer ses soirées ou ses week-ends, parfois une partie de ses journées, au détriment de son travail.
Heureusement, il existe une alternative : la secrétaire indépendante, qui va gérer pour vous toutes ces obligations qui vous prennent du temps, qui ne sont pas toujours faciles à comprendre et qui demandent de bonnes connaissances pour éviter de faire des erreurs.
Une secrétaire indépendante, quels avantages ?
L’intervention d’une secrétaire indépendante présente de nombreux atouts, notamment dans ces situations :
• Si vous avez des tâches administratives ponctuelles et récurrentes.
• Si vous ne pouvez pas absorber des charges salariales et des congés payés.
• Si vous n’avez pas les locaux pour accueillir du personnel.
Pour faire simple, une secrétaire indépendante va vous éviter des frais supplémentaires liés au salariat, ainsi que les coûts associés à l’achat de mobilier (bureau, chaises), d’équipements (ordinateurs, téléphone, consommables nécessaires au travail de votre secrétaire).
Cela représente de jolies économies que vous pourrez injecter dans votre entreprise.
Notez que la télésecrétaire sait faire preuve de souplesse. Si elle effectue ses tâches essentiellement à son domicile, vous pouvez convenir avec elle de missions au sein de votre entreprise. Sachez également qu’elle est soumise à une clause de confidentialité.
Vous l’aurez compris, travailler avec une secrétaire vous permet de vous consacrer pleinement à votre entreprise, d’éviter les bévues, de faire des économies et de mieux vous organiser.
Quelles sont les prestations d’une secrétaire indépendante ?
La secrétaire indépendante va effectuer les mêmes missions qu’une secrétaire classique. Ainsi, elle effectuera vos tâches administratives, saisie de données, organisation de l’agenda, prospection téléphonique, mais aussi retranscription audio, lecture de mail, gestion des employés, etc.
Son travail peut être aussi polyvalent.
Par exemple, de nos jours, la visibilité est importante, notamment sur Internet. Une secrétaire indépendante peut s’occuper de votre site web et de vos réseaux sociaux avec des publications pour communiquer avec vos clients
Une secrétaire indépendante, pour qui ?
Recruter une secrétaire indépendante est particulièrement intéressant pour les structures suivantes :
• Les TPE ;
• Les PME ;
• Les micro-entreprises ;
• Les particuliers (secrétaire indépendante à domicile ou en télétravail) ;
• Les étudiants (mémoire, thèse) ;
• Les cabinets : médicaux, juridiques, assurances.
Combien ça coûte ?
Les tarifs d’une secrétaire indépendante sont variables, puisqu’il n’existe pas de grille tarifaire officielle. Toutefois, dans la majorité des cas, comptez sur une moyenne de 40 euros de l’heure.
Vous pouvez avoir deux types de facturation :
• Au temps passé, plus pratique en cas de collaboration pour plusieurs tâches et à long terme.
• À la prestation, pour des missions ponctuelles.
Bien entendu, les missions urgentes, tard le soir ou le week-end seront majorées en fonction de la secrétaire avec laquelle vous collaborez.
Quels sont leurs diplômes ?
En règle générale, une télésecrétaire est une ancienne secrétaire qui a souhaité être indépendante à un moment de sa carrière. Elle est le plus souvent auto-entrepreneuse et en télétravail.
Elle possède donc les mêmes diplômes qu’une secrétaire salariée : BTS assistant de gestion, ou assistant-manager par exemple. De plus, elle bénéficie d’une expérience professionnelle solide pour avoir déjà travaillé chez des employeurs/entreprises.
Et vous ? comment gérez-vous votre partie administrative ?