Vous souhaitez déléguer vos tâches administratives afin de vous consacrer pleinement à votre activité ? Mais vous hésitez encore à embaucher un salarié ou faire appel à une secrétaire indépendante ?
Avez -vous réellement besoin d’une personne à plein temps ou seulement de quelques heures par semaine ? En France la durée minimum d’un contrat en CDD ou CDI est de 20H minimum par semaine.
Dans cet article je vous propose de voir de plus près les différents coûts liés à l’embauche d’un salarié comparés à ceux d’une secrétaire indépendante.
Les frais à prévoir mensuellement suite à l’embauche d’un salarié :
Les coûts complémentaires d’un employé payé au Smic :
- Les frais de prévoyance
- Les frais de formations
- Les tickets restaurant
- Le maintien du salaire en cas de maladie, d’arrêt ou d’événement familial
- Le remboursement de 50 % des frais de transports domicile-travail (si le salarié utilise les transports en commun)
- Les heures supplémentaires
- Les primes, 13 ème mois, intéressement, participation etc ...
- Les frais liés à la création d’un espace de travail adapté et aux normes et à l’achat du matériel.
- Le coût d’un mauvais recrutement (les premiers frais liés à l’embauche + rupture du contrat + solde de tout compte + frais d’exploitation = improductivité environ égale à 1.5 fois le salaire versé)
**Bon à savoir :En moyenne, le coût d’une complémentaire santé d’entreprise s’élève environ 60 €/ mois (selon : Mutuelle entreprise.fr). L’employeur est dans l’obligation de prendre en charge au minimum 50% de ce montant
Le coût lié au processus de recrutement :
Pour recruter un salarié, les services des ressources humaines ou les personnes chargées de l’embauche du personnel vont devoir prendre le temps de réaliser les tâches suivantes :
- Étude du recrutement (analyse des besoins)
- Définition du profil type du futur collaborateur
- Réalisation de l’offre d’emploi
- Sélection des moyens d’émission de l’offre d’emploi
- Réception, tri et analyse et vérification des références des CV reçus
- Envoi des informations nécessaires à l’entretien pour les candidats retenus et des réponses négatives pour les autres
- Sélection du candidat retenu suite à l’entretien et à la correspondance de ses critères par rapport au profil type. Puis annonce de la bonne nouvelle à celui-ci.
Pour l’intégralité de ce processus, il est primordial de prendre en compte le coût horaire + charges (Salaire Brut + Cotisations patronales et fiscales).
Ces différentes étapes peuvent être déléguées à un cabinet externe spécialisé. Leur prestation est assez coûteuse mais inclue dans la plupart du temps une garantie de remplacement dans le cas où le précédent candidat sélectionné ne faisait pas l’affaire.
Le coût lié au processus d’intégration :
Après avoir choisi le candidat correspondant à votre profil type, d’autres coûts annexes (coûts d’intégrations) vont venir s’ajouter :
- La création d’un contrat de travail et d’un dossier administratif
- L’inscription à la médecine du travail et la prise d’un premier rendez-vous pour une visite médicale.
- L’intégration du salarié en interne dans l’entreprise
- La formation du salarié en interne dans l’entreprise
Pour finir, il faut également inclure le coût du manque à gagner de l’entreprise pendant la durée du poste vacant (durée du recrutement). Et le coût d’improductivité du salarié le temps que celui-ci soit opérationnel pour son nouveau poste.
Le coût d’un mauvais recrutement :
Le coût d’un mauvais recrutement n’est pas négligeable … En effet, il démultiplie le coût de recrutement classique et le coût du processus d’intégration auxquels viennent s’ajouter les coûts supplémentaires suivants :
- Réalisation de la procédure de rupture du contrat de votre salarié. (Entretiens, lettre de licenciement …)
- Création du solde de tout compte et de tous les documents liés à la rupture du contrat.
- L’improductivité du collaborateur qui est le rapport entre l’investissement réalisé et la valeur ajoutée non perçue par l’entreprise (estimé au minimum à 1.5 fois le salaire + charge de votre salarié)
Exemple :
Un salarié qui perçoit un salaire au SMIC de 1539€ par mois soit 18468€ par an, ne convient pas à l’entreprise qui met fin à sa période d’essai au bout de 2 mois.
Sont coût de recrutement (20% en moyenne) = 3694€ (18468 x 20%).
Le salaire perçu par ce salarié durant ces 2 mois de travail : 3078€ (1539 € x 2)
On multiplie ce coût par 1.8 pour prendre en compte en compte les charges patronales, sociales, fiscales et les frais d’infrastructure ce qui nous donne un montant de 5540 €.
Pour tenir compte de l’improductivité on multiplie ce coût à 1.5 (sans compter les frais administratifs liés à la rupture du contrat etc …) soit 8310 €.
Avec cette analyse sommaire, on estime que le coût de ce mauvais recrutement s’élève à 8310 €.
À celui-ci, il faudrait rajouter le coût d’un nouveau recrutement, du processus d’intégration et le manque à gagner durant cette période ou aucun salarié n’occupe le poste à pourvoir.
Les avantages d’une secrétaire indépendante :
- Sur mesure, vous ne payez que les prestations réalisées sur facture et aucuns frais annexes. (En France, le tarif moyen d’une secrétaire indépendante varie entre 30 € et 55€ de l’heure)
- Vous économisez sur les frais d’embauche et de gestion du personnel
- Gestion des prestations urgentes en dehors des horaires de travail
- Sans engagement, vous choisissez quand la collaboration s’arrête
- Vous êtes une société ? Déduisez les factures de votre secrétaire indépendante en charges (en sous-traitance administrative)
- Vous gagnez du temps et de l’argent en vous concentrant sur votre activité
Convaincu ?